11 wskazówek na efektywny home office

Wszystko wskazuje na to, że praca zdalna zostanie z nami na dłużej. Przewidywałem to już w kwietniu zeszłego roku, kiedy mówiłem, że firmy się do tej formy przekonają po przymusowym teście, ale teraz widzimy, że

– po pierwsze – epidemia koronawirusa nieszczególnie wydaje się być w odwrocie, mimo niektórych zapewnień,

– po drugie – część firm zamknęła, lub znacząco ograniczyła posiadane czy wynajmowane biura.

Pierwszego punktu nie chcę dotykać w tym podcaście, a jeśli chodzi o drugi? Pod wieloma względami nie ma co się dziwić. Mniejsze biura oznaczają mniejsze koszty wynajmu, utrzymania, mniejsze wydatki na meble biurowe, czy kawę – a dzisiaj oszczędności szuka bardzo wiele firm. Plusy widzą również pracownicy, którzy nie tracą czasu na dojazdy, ale czy praca zdalna to tylko jednorożce i tęcza? Nie do końca.

Na szkoleniach, które prowadzę i podczas rozmów z menedżerami powtarza się kilka motywów związanych z home office:

  • problemy związane z efektywnością niektórych osób,
  • przemęczenie i frustracja innych,
  • problemy z dostosowaniem domowej przestrzeni do pracy,
  • trudności w mentalnym wyjściu z pracy, albo zebraniu się do niej,
  • niedostateczna higiena mentalna i pracy.

Czy tego chcemy, czy nie nowoczesny tryb pracy, będzie pewnie często zdalny lub hybrydowy, co oznacza, że nowoczesny HR powinien wspierać rozwiązania, które to ułatwią, dlatego dzisiaj chciałbym zająć się tematem osobistej efektywności oraz organizacji pracy własnej podczas home office.

Wiem, że mimo iż upłynęło już prawie 12 miesięcy dla niektórych z nas od przejścia do pracy zdalnej, to wiele osób ma dalej z tym problem, który niestety przekłada się zarówno na wyniki biznesowe, jak i życie prywatne. Warto się tym zająć.

Jeżeli pracujesz w dziale HR, albo jesteś liderem i czujesz, że Twoi pracownicy lub współpracownicy mogliby skorzystać z tych wskazówek, to serdecznie zapraszam Cię do podzielenia się nimi i przesłania linku do tego podcastu. Chciałbym, aby mógł on pomóc jak największej liczbie osób.

Zaczynajmy:

  1. Zadbaj o swoje otoczenie – biura miały jeden ogromny plus, były biurami. Co przez to rozumiem? Otóż biuro nieodłącznie kojarzy nam się z pracą. Kiedy do niego wchodzimy, to wiemy, że jesteśmy w pracy i wchodzimy w taki tryb. Co więcej meble i rozkład biura zazwyczaj są projektowane w taki sposób, aby ułatwić możliwie efektywną pracę. Nieprzypadkowo w biurach mamy specjalistów ds. BHP, którzy zwracają uwagę na to, jak ustawione są monitory, na jakich fotelach siedzimy, itd. A w domu? Na home office nikt za nas o to nie zadba, dlatego to my sami powinniśmy zadbać o swoje otoczenie. Co przez to rozumiem? Najpierw może powiem, co NIE zadziała, a jest to Praca z łóżka – to jeden z mitycznych aspektów home office, ale i potencjalnie najgorszych. Łóżko powinno być od dwóch rzeczy – spania i … no powiedzmy tylko, że drugą nie jest pracowanie. Nie dość, że łóżko raczej nie jest najbardziej ergonomicznym miejscem do pracy, to na dodatek, nasze umysły raczej kojarzą je z czymś innym. Nic więc dziwnego, że jeśli na nim siadamy z komputerem, to nie do końca możemy się skupić na excelu i projektach. Nasze głowy są zupełnie gdzieś indziej  – i tak powinno być!

Co w takim razie można i warto zrobić? Oczywiście opcją idealną byłoby stworzenie domowego biura, z biurkiem, fotelem o odpowiednich parametrach, odpowiednim dostępem światła oraz możliwością otwarcia okna, ale pewnie u większości z nas nie jest to możliwe. Wtedy warto się zastanowić co JEST możliwe i po to sięgnąć, czyli znaleźć możliwie cichy kąt, kawałek biurka, lub stołu oraz możliwie wygodne krzesło albo fotel. Dobrze byłoby wrócić do szkolenia BHP i zastanowić się w jaki sposób najlepiej byłoby ustawić ekran monitora oraz siedzisko. Jeżeli nie mamy komfortu wydzielenia takiej przestrzeni na stałe – co byłoby optymalne – to warto przynajmniej na czas pracy tworzyć swoje przenośne miejsce pracy. Można np. zdjąć ze stołu, przy którym jemy wszystko, co normalnie się na nim znajduje i zrobić miejsce dla komputera, myszki, notatnika, długopisu i wszystkiego, czego możemy potrzebować, aby po skończonej pracy złożyć je i zamienić z powrotem w miejsce jedzenia.

Polecam też zwrócić uwagę na dostęp do światła słonecznego, świeżego powietrza oraz jeśli to możliwe ustawienie gdzieś niedaleko zielonej roślinki, która może działać na nas uspokajająco, a dodatkowo będziemy mogli raz na jakiś czas zawiesić na niej oczy w trakcie pracy.

2. Zadbaj o spokój. Ten punkt jest pewnie oczywisty dla wielu osób, ale mimo wszystko postanowiłem, że go poruszę. W trakcie dnia, podczas home office jesteś w pracy i warto o tym porozmawiać z pozostałymi domownikami. Oczywiście, małe dzieci mogą nie do końca to zrozumieć, ale gwarantuję Ci, że jeśli NIE powiesz i nie ustalisz żadnych zasad, to najwększe pretensje możesz mieć do siebie. Jeżeli masz wątpliwą przyjemność konieczności skupienia się na pracy, kiedy dookoła Ciebie biegają dzieci, to zachęcam Cię do tego, żeby pracować w sprintach. O przerwach jeszcze nieco będę mówił w późniejszej części podcastu, ale w sytuacji chaosu dookoła sprinty są kluczowe, czyli przynajmniej 20-30 minutowe epizody skupionej pracy, przeplatane chwilami zabawy czy pomagania w nauce dzieciom. Jestem przekonany, że skupienie się na jednej czynności – pracy, a potem zabawie czy nauce i znowu pracy, będzie o wiele bardziej efektywnym wykorzystaniem czasu, niż próbowanie robienia dwóch rzeczy na raz. Dziecko prawdopodobnie też bardziej doceni pełne skupienie taty lub mamy przez 15 minut, zamiast 30 minut nieobecnych komentarzy znad komputera.

3. Skoro już wspomniałem o przerwach przed chwilą, to możemy się nimi zająć teraz. W skrócie – rób przerwy. Niezależnie od tego, czy masz dzieci, czy nie – rób przerwy. Zauważyłem, że przejście na telekonferencje sprawiło, że wielu z nas ma poblokowane kalendarze w 100%. Spotkanie za spotkaniem, pogania spotkania. Nie ma czasem nawet czasu na to, aby wstać od biurka i napić się szklanki wody. Niestety nasze głowy nie są w stanie utrzymać pełnej koncentracji bez przerwy. Nie jest więc dziwne, że próbując się skupic na jakimś zadaniu, twoje myśli nagle uciekają bez ostrzeżenia. Wyprzedź je i zrób sobie przerwy. Możesz je zaplanować np. zgodnie z techniką pomodoro, w której 25 minutowe interwały pracy przeplatają się z 5 minutowymi przerwami, aby po 4 takich cyklach zrobić sobie nieco dłuższą 15-30 minutową przerwę. Technikę tę opracował Włoch Francesco Cirillo w latach 80. Ubiegłego wieku, a nazwa tej techniki pochodzi od kształtu popularnego we Włoszech minutnika – pomidora. Oczywiście, 25 minutowe cykle są czysto umowne i jeśli lepiej będzie Ci pracować w dłuższych cyklach – wykorzystaj je. Możesz wypróbować 60 minutową pracę i 10 minutowe przerwy, albo 90 minutową pracę, ale na pewno nie zachęcam do wydłużania cyklu pracy powyżej tej granicy. Twój umysł prawdopodobnie i tak wcześniej będzie Ci płatał figle i przypominał o praniu, sprzątaniu, obiedzie i telefonie do rodziny.

4, Chciałbym poruszyć też, CO robić podczas przerw i czego nie robić. Częstym wyborem – niestety – jest nie wstanie od komputera, przeglądanie filmików na youtube albo scrollowanie facebooka na telefonie. To nie jest szczególnie lepsze od nie robienia przerwy w ogóle, ponieważ nasz umysł nie zauważa prawie żadnej różnicy. Zamiast sięgania po telefon albo pozostawania przy komputerze zachęcam Cię więc do sięgnięcia po szklankę wody, albo nieco ruchu – np. zrobienie kilku asan jogi, czy krótkiego rozciągania. Możesz też zrobić 5 minutową sesję sprzątania – oderwiesz swoją głowę od pracy i będzie Ci łatwiej skupić się po powrocie. Uważaj tylko, żeby 5 minutowa przerwa nie przerodziła się w 50 minutową, bo nie o to nam chodzi. W czasie przerwy zadbaj też o przerwę dla Twoich oczu. Najlepiej przypomnieć sobie o zasadzie 20-20-20, czyli co 20 minut popatrz przez 20 sekund na obiekt oddalony o co najmniej 20 metrów. Dzięki temu Twoje oczy będą mogły zdecydowanie bardziej odpocząć.

5. Zadbaj o poprawną pozycję – nieco do tego nawiązywałem, kiedy pisałem o odpowiednim fotelu i biurku, ale nie wszyscy mamy taką możliwość. Praca w domu ma jednak pewne zalety w zakresie pozycji pracy, o wiele łatwiej możesz bowiem potestować pracę siedząc na podłodze przy stoliku kawowym – „po turecku”, albo stojąc. Podobnie możesz też zachować się podczas odbierania telefonów. Skoro nikt nie widzi, to dlaczego by nie wstać i nie przejść się przynajmniej po długości pomieszczenia, w którym pracujesz?

6. Pracuj z domu, przygotuj się jak do pracy – kiedy pracujemy z biura, to poranek jest związany z typowym rytuałem. Przygotowujemy się, golimy, malujemy (w zależności od płci), ubieramy i jedziemy do pracy. Nasz umysł powiązał to z przestawianiem się w tryb pracy. Co się dzieje, kiedy pracujemy z domu. Wielu z nas zapomina o podstawowych czynnościach, które normalnei wykonywało przed wyjściem do biura i zasiada do komputera „z biegu”, bez jakiegokolwiek przygotowania i przejścia. Zachęcam Cię do tego, żeby przygotować sobie jakąś formę przedpracowego rytuału. Może to być wspomniane wcześniej przygotowanie stanowiska pracy, zaparzenie kawy, włożenie słuchawek z odpowiednią muzyką. Podobnie jest po pracy. Ja mam o tyle dobrze, że niezależnie od tego, czy pracuję z domu czy z biura, jeżeli moja córka jest w przedszkolu, to po pracy ją odbieram. Zawsze więc wsiadam do samochodu i jadę po nią. Mój mózg automatycznie wie wtedy, że wyszedłem z pracy i przestawiam się w tryb rodzinny.

7. Ogranicz listę rzeczy i wyznacz priorytety – wiesz o tym, że kiedyś słowo priorytet posiadało tylko liczbę pojedynczą? To nie był przypadek. Jeśli coś jest priorytetem, znaczy, że jest najważniejsze. Jeśli mamy 5 priorytetów, to znaczy, że mamy 5 najważniejszych rzeczy? Nie. To znaczy, że nie wiemy w ogóle co jest najważniejsze. Podobnie jest w przypadku listy zadań do zrobienia. Zachęcam Cię do tego, żeby codziennie rano wyznaczyć sobie jedną najważniejszą rzecz, którą danego dnia chcesz zrobić. Taką, że jeśli ją zrobisz, to już będzie dość produktywny dzień. Dołóż do niej 2 dodatkowe, ale nie więcej. Cała reszta jest miłym dodatkiem, ale skup się tylko na jeden rzeczy, a potem dodatkowych dwóch. Jestem przekonany, że jeśli będziesz każdego dnia robić 3 najważniejsze rzeczy (jeżeli zrobisz pierwszą naprawdę najważniejszą, to staje się nią druga w kolejności itd.), to zaczniesz osiągać niesamowite rezultaty.

8. Wyznacz godziny pracy – wiesz co jeszcze fajne jest w typowym biurze? Że wiesz kiedy do niego wchodzisz i kiedy wychodzisz. Wiesz, że jak jesteś w biurze, to jesteś w pracy, jak jesteś poza biurem, to już nie jesteś w pracy. W przypadku pracy zdalnej nie jest to już takie proste, ale przecież spokojnie możesz wyznaczyć przynajmniej godziny pracy. Nawet jeśli czasami będziesz coś musiał dorobić poza nimi, to tak to potraktuj, jako dodatkowy czas, który poświęcisz na pracę, poza normalnymi godzinami. Praca z domu w wielu przypadkach jest o tyle fajna, że możesz sobie pozwolić na nieco więcej elastyczności i zacząć ją np. o godzinie 6.00 i skończyć o 14, albo zrobić sobie przerwę w trakcie i pracować od 8 do 12,  a potem od 13 do 17, spokojnie odpoczywając i relaksując się przez godzinę przerwy – włosi i hiszpani ze swoją siesją i reposo mają wiele racji.

9. Wypróbuj aplikacje blokujące – jeżeli nie potrafisz w trakcie pracy w domu uwolnić się od youtube, czy facebooka, to wypróbuj aplikacje blokujące, takie jak Focus, w których możesz zablokować dostęp czasowo do niektórych stron. Dzięki temu nie będziesz aż tak kuszony, aby do nich zajrzeć.

10. Przed końcem pracy – przygotuj się na jutro. Kilka punktów wcześniej wspominałem o tym, że warto skupiać się na jednej rzeczy i mieć dwie dodatkowe kluczowe na dany dzień. Nic nie stoi na przeszkodzie, a może być nawet bardzo dobrym pomysłem przygotowanie ich i zapisanie już dzień wcześniej. Dzięki temu nie będziesz musiał zastanawiać się nad tym rano i od razu będziesz mógł zacząć od najważniejszego zadania. Przygotowanie sobie wszystkiego co niezbędne przed końcem dnia daje ci też pewność, że żadne maile i ad hocowe zadania nie wywrócą ci przynajmniej początku dnia do góry nogami. Zaczniesz bowiem od tego, co będzie najważniejsze i wcześniej ustalone.

11. Przygotuj listę domową – o co mi tutaj chodzi? Otóż, zwłaszcza kiedy jesteśmy w domu to potrafią nam wpadać do głowy różne bardzo ważne rzeczy – kupić masło, zmyć lustro, wymienić baterie, znaleźć śrubokręt, itd. – jeżeli będą wpadały ci do głowy, to będą zabierały ci przestrzeń poznawczą, którą normalnie mógłbyś poświęcić na coś zupełnie innego . Przygotuj więc oddzielną kartkę, na której będziesz zapisywać wszystkie różności, które wpadną ci do głowy, a akurat w tym momencie nie są kluczowe do zajęcia się nimi.

To już koniec. To, co miało być początkowo nie za długą listą stało się dość sporym zestawieniem wskazówek. Podsumujmy je sobie. Jeżeli chcesz być możliwie efektywny podczas home office, to zapamiętaj następujące wskazówki:

  • zadbaj o swoje otoczenie,
  • zadbaj o spokój,
  • rób przerwy,
  • odpowiednio wykorzystaj przerwy,
  • zadbaj o odpowiednią pozycję do pracy i eksperymentuj z nią,
  • pracuj z domu, przygotowuj się jak do biura,
  • ogranicz listę rzeczy do zrobienia i wyznacz priorytet,
  • wyznacz godziny pracy,
  • wypróbuj aplikacje blokujące,
  • przygotuj się na kolejny dzień,
  • miej pod ręką listę domową.

Jeśli uważasz, że te 11 wskazówek może komuś pomóc być bardziej efektywnym w czasie pracy zdalnej, to podziel się nimi – prześlij linka do podcastu, albo opublikuj go na social mediach. Daj mi też koniecznie znać, jeżeli znasz jeszcze jakieś ciekawe sposoby, które sprawdzają się u Ciebie. Jestem przekonany, że jest jeszcze przynajmniej kilka pomysłów, o których ja dzisiaj nie pomyślałem.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to zapisz się na listę mailową na www.hrespresso.pl i zasubskrybuj ten podcast na spotify albo apple podcasts. Dzięki temu nie ucieknie ci żadn odcinek. Jeśli masz ochotę ściągnąć pdfa z krótką checklistą do pracy z domu, to zapisując się na listę, będziesz mieć taką możliwość.

I tradycyjnie – jeśli masz ochotę się ze mną skontaktować, to napisz mi maila.