Digitalizacja i automatyzacja HR

Jeszcze kilka lat temu HR tonął w papierach i teczkach. Dzisiaj, w niektórych miejscach powoli, w innych szybciej, się to zmienia. Gość 28. odcinka HR espresso jest w samym centrum tych zmian. Dominika Szymańska-Kubalec, bo o niej mowa, pracuje na co dzień, jako HCM Consultant w Oracle.

Sama siebie określa, jako HRową hybrydę, która już od kilkunastu lat siedzi głęboko w branży HR, a w najnowszym odcinku HR espresso dzieli się swoją wiedzą, doświadczeniem i przemyśleniami między innymi na temat digitalizacji i automatyzacji HR.

Jeżeli podobał Ci się ten odcinek, to zapisz się do newslettera, zasubskrybuj w aplikacji do Podcastów (SpotifyApple Podcasts), skomentuj, albo po prostu napisz maila i daj znać, co o nim myślisz. Pamiętaj też, o zapisaniu się na listę oczekujących na kurs HR intro na www.hrintro.pl.

https://www.linkedin.com/in/dominikaszymanska1/

Automatyczna Transkrypcja:

Cześć, tu Jarek Jarzębowski. Witam Cię bardzo serdecznie w dwudziestym ósmym odcinku HR espresso, w którym rozmawiam z Dominiką Szymańską Kubalec. Dominika jest na co dzień konsultantem HR w firmie Oracle i wspiera cyfrową transformację działów HR na całym świecie od Polski przez Czechy, Bliski Wschód aż po Zimbabwe. W naszej dzisiejszej rozmowie poruszamy przede wszystkim tematykę automatyzacji HR odpowiadając m.in. na pytanie jakie procesy HR warto automatyzowac, aby zerwać najniżej wiszące owoce. Mówimy też o tym, co najbardziej utrudnia cyfrową transformację oraz o różnicach między działami HR na całym świecie.

Bardzo serdecznie zapraszam Cię do posłuchania tej rozmowy. Wcześniej jednak chcecie powiedzieć trzy słowa tematy HR intro. Jest to kurs online dla kierowców który planują już niedługo opublikować kurs będzie się składał z sześciu modułów i będzie bardzo mocnym wprowadzeniem do świata HR. Więc jeśli jest to coś co cię interesuje to zapraszam do zapisania się na listę na www. Kropka. HR intro kropka pl. Teraz już nie przedłużając zapraszam do posłuchania mojej rozmowy z Dominiką.

Cześć Dominiko.

Cześć Jarku bardzo dziękuję Ci za przyjęcie zaproszenia do HR espresso i ja bardzo dziękuję za zaproszenie Dominika.

Myślę że na początek musimy zacząć od tego jak zawsze zaczynamy Podcast czyli powiedz proszę kim jesteś i czym się zajmujesz.

Nazywam się Dominika Szymańska Kuba lat i HR żywcem z krwi i kości zajmującym się tym od czternastu piętnastu lat zależy jak liczyć mając tak naprawdę bardzo hybrydowe podejście bo nie jestem osobą która by się zajmowała długie lata HR wewnętrznym ale raczej oglądaniem na świat hakerów z zewnątrz. Konsultant i trener a zarazem łącząc zarządzanie strategiczne z prowadzeniem projektów. Więc tak jestem tak troszeczkę HR hybrydową.

Dobrze brzmi to ciekawie i na pewno rozpatrujemy tę twoją hybrydową oś ale nie powiedziałem jeszcze naszym gościom jednej ważnej rzeczy więc pytam bowiem powiedz proszę gdzie pracujesz gdzie się znajduje.

Też fizycznie tak fizycznie znajduje się za chwilę de facto Słuchaj za dziesięć dni osiem lat fizycznie znajduje się w czeskiej Pradze. Stąd pracuję tu żyję i wygląda na to że zostanę na dłużej.

No dobrze więc też na pewno będzie temat naszej rozmowy bo myślę że dla wielu słuchaczy będzie to bardzo ciekawe jak wygląda praca i jak wygląda praca HR owca za granicą w Czechach. Mimo że bardzo nam blisko do Czech to myślę że pod wieloma względami bardzo nam daleko. Zobaczymy jak to wygląda jeśli chodzi o HR. Powiedziałeś 14 lat w HR że z tego 8 w Czechach z tego 8 w Pradze. Powiedz jak to się stało że jesteś tu gdzie jesteś.

Historia banalna tak chodzi o miłość. Nie wiem czy pamiętasz ale w 2012 roku Polska i Ukraina organizowała Euro 2012. Ja miałam to szczęście poznać tam męża a właściwie jego najlepszy przyjaciel kupił bilet na mecz Czechy Portugalia który odbywał się w Warszawie a ten jego przyjaciel to jest mój stary kumpel z czasów studenckich który do mnie zadzwonił i powiedział Słuchaj jesteśmy w Warszawie. Nie poszłoby z nami chociaż na kawę. No to powiedziałam Słuchajcie chłopaki nie ma problemu przyjeżdża do mnie mama więc nie mogę na długo.

Na. Była to świetna impreza. Siedzieliśmy do rana.

Osiem miesięcy później byłam w Czechach bo to faktycznie nie na długo. Mamę dobrze dobrze. Historia historia życiowa po prostu. A powiedz jak w takim razie modelowa jest sobie życie zawodowe i jak to się stało że pracujesz teraz jako konsultant.

Wiesz co ja pracowałam już zanim przeniosłem się do Czech pracowałam głównie jako trener więc w momencie kiedy zdecydowaliśmy się czy dzisiaj już mąż ma się przenieść do Polski czy to ja mam się przenieść do Czech.

Mi było w pewnym sensie łatwiej bo i tak byłam w drodze i tak spędzałem dużo czasu u klientów prowadząc szkolenia więc wydawało mi się że z Pragi czy z Warszawy to tak naprawdę nie ma jakiegoś dużego znaczenia skąd będę dojeżdżać i zdecydowałam się przenieść do Pragi natomiast przyznaje zanim się przeniosłem pomyślałam kurczę dobrze by było znaleźć po prostu taką regularną pracę. Od dziewiątej do piątej mieć szansę zapoznać się z Pragą uczyć się języka spędzać czas w domu skoro już się tam przeniosłem dla kogoś innego.

Trafiłam na ścianę. Nie mogłam po prostu znaleźć pracy. Szukałam ponad pół roku. W międzynarodowych organizacjach w czeskich organizacjach i absolutnie nic. Dlatego postanowiłam że będę się trzymać polskich projektów i trzymałem się ich jeszcze dwa lata. W trakcie pobytu w Pradze a w międzyczasie wróciłam do studenckiego zajęcia i w Pradze uczyłam angielskiego.

Czyli jeśli dobrze rozumiem to pracowała zdalnie zanim to się stało modne.

Tak tak jak myślisz. To mnie na ten moment najbardziej zastanawia. Z czego to wynika że miałaś tak dużą trudności ze znalezieniem pracy takiej stałej w Czechach.

To jest coś nad czym również się zastanawiam. Bardzo intensywnie i przygotowując się na nasze dzisiejsze do naszego dzisiejszego spotkania. Też myślałam nad tym i tam na pewno wpłynęło kilka aspektów na to że nie mogłam tej pracy znaleźć. Po pierwsze jak to zazwyczaj bywa w takich sytuacjach źle szukałam. Czyli z jednej strony popełniłam tradycyjny błąd kobiecy czyli nie miałam na to stanowisko które de facto były na moim poziomie obawiając się że kiedy mają w wymaganiach minimalnie komunikaty czeskie to sobie po prostu nie poradzą bo przecież jestem Polką i nie mówię po czesku czy ten czeski de facto był potrzebny na tych pozycjach.

Do dziś nie wiem ale patrząc na to doświadczenie które mam z bycia w Czechach prawdopodobnie w tamtej sytuacji mogłam spokojnie aplikować. Ona tego nie zrobiła. To była pierwsza sprawa. Druga sprawa źle napisałem CV. Napisałam je po polsku. Napisałam je po polsku w sensie nie dałam tytułu magistra psychologii bo po co. Przecież w Polsce kiedy piszesz CV to przede wszystkim piszesz o swoim doświadczeniu dajesz wykształcenie zainteresowania certyfikaty ale nie dajesz na początek tytułu jaki masz a tu się okazało że bez tytułu zajadle.

Do tego stopnia że wręcz wydaje mi się śmieszna. Ale w momencie kiedy urodziłam syna aplikację w szpitalu wpisała swoje wykształcenie i wykształcenie męża przed nazwiskiem. Dlatego że wszyscy mi powiedzieli że będą nas inaczej traktować. I faktycznie nastąpiła. Może nie zauważa. Na pierwszy rzut oka zmiana ale w momencie kiedy widzieli już w aplikacji wyższe wykształcenie to pielęgniarki i lekarze zupełnie inaczej ze mną rozmawiali.

Czyli w tej prawdzie którą nam rodzice kiedyś dawno temu powtarzali. Bo to potęgi klucz itd i dobre wykształcenie otwiera drzwi. To prawda ale w Czechach tak dokładnie.

W Polsce nie no dobrze to przynajmniej jedną zagadkę rozwiązaliśmy.

Wiemy już po co się uczyć uczyć się po to żeby wyjechać do Czech bo w Polsce pewnie i tak tego nie wykorzystał tak kończąc tę myśl. To mnie bardzo zaskoczyło że istotności tytułu wyższego wykształcenia pokazania tych rzeczy w formalnych powiedziałabym tak formalnego wykształcenia certyfikatów jest wiecznie żywa. Powoli się to zmienia w ciągu ostatnich ośmiu lat na pewno widać różnicę. Natomiast zmienia się to powoli. Osiem lat temu to było naprawdę bardzo bardzo istotna dla większości rekrutów i do dzisiaj jeżeli spojrzeć na najpopularniejsze portal Jobs kropka co za to nadal w wymaganiach zazwyczaj na pierwszym miejscu znajduje się informacja.

Wyższe wykształcenie więc to jest taka ciekawostka która mam poczucie że w Polsce to gdzieś tam zniknęło w okolicach 2000 10. Z ofert pracy to jest wiecznie żywa.

To ciekawe a powiedz jak w takim razie z językiem skoro już jesteśmy przy temacie wymagań do pracy w Czechach.

Język czeski jest mile widziany. Oczywiście zależy czy chcesz pracować dla lokalnej firmy czy chcesz pracować dla międzynarodowej korporacji w międzynarodowych korporacjach. W większości przynajmniej teoretycznie języka czeskiego nie potrzebujesz. Bo wszyscy mówią przecież po angielsku jest to ten język którym się wszyscy komunikują międzynarodową organizację. Ale w momencie kiedy chcesz pracować w jakikolwiek sposób na rynku czeskim to ten czeski będzie chociaż na poziomie pewnym dla ciebie niezbędne dlatego że się okaże że wejdziesz na spotkanie. Są tam Czesi. I ty jako jedyny człowiek nie mówiący po czesku będziesz absolutnie stracony bo oni po prostu zaczną mówić po czesku.

Na angielski przejdą jeżeli ich bardzo poprosi. Być może formalna część przebiegnie po angielsku natomiast już ta nieformalna te komentarze które gdzieś tam ktoś powie po cichu wszystko przebiegnie na początku więc język czeski de facto jeżeli szczególnie chcesz robić prace HR pracować z ludźmi jest niezbędny.

No dobrze to dobrze wiedzieć. Czyli nie wystarczy samo wykształcenie i tytuł magistra. Musimy się jeszcze nauczyć czeskiego.

Jeżeli chcemy trafić do pracy HR że w Czechach chociaż pocieszeniem dla Polaków jest to że w czterdziestu procentach ten język jest taki sam więc nam dostanę się na te komunikaty na ten komunikat poziom dla nas jest tak naprawdę to jest kwestia kilku miesięcy.

Jeżeli się nie uczysz a jak idziesz do szkoły to kilku tygodni spokojnie kilka tygodni.

To nie jest długo.

No dobrze a Opowiedz w takim razie czym ty się teraz tak naprawdę zajmujesz bo wspominała że pracuje dalej jako konsultant konsultant strategiczny wspominasz o linie. Na czym polega Twoja praca.

Formalnie to się nazywa bycie konsultantem do spraw Software HR owego pracuje dla firmy. Tutaj w Czechach. Moim zadaniem jest mianowanie u klientów procesów HR a następnie sprawdzanie gdzie mają największe problemy. Gdzie jest problem z przepustowości. Z systematyczną siecią. Gdzie są blokowanie. Jeśli chodzi o efektywność swojej pracy i proponowanie rozwiązań związanych z szeroko pojętą digitalizacji czyli nie tylko z samym software ale też z butami butami z wdrożeniem automatyzacji wdrożeniem masz inne treningu w ich procesy. Do tego żeby osiągnęli większą efektywność.

Oczywiście zawsze dyskutujemy o tym ile chcą czasu i pieniądze inwestować. Do tych zmian. I co chcieliby osiągnąć i w jakim okresie czasu. Interesującym elementem mojej pracy jest to że tak naprawdę to nie jest tylko praca z procesami HR ale też z procesami finansowymi logistyki czy sprzedaży dlatego że to systemy HR zawsze proponujemy żeby były połączone z systemami z systemem logistycznym z systemami sprzedażowe dlatego że to wszystko wpływa tak naprawdę na HR HR wpływa na wszystkie procesy które są włączone w pozostałe procesy.

Dlatego częściej niż HR mówię kapitał ludzki bo tak naprawdę nie chodzi o sam dział HR ów ale chodzi o wszystkich ludzi pracujących w danej organizacji. Strasznie interesujące jest to że wchodzi coraz bardziej robot w te procesy i przyznaje że w ciągu ostatnich trzech lat ten skok który jest w mojej branży jest niesamowite. Tak tym się zajmuje to co mnie również cieszy to że zajmują się tak naprawdę nie tylko rynkiem czeskim czy polskim ale całym rynkiem Europy środkowo-Wschodniej Bliskiego Wschodu i Afryką więc klientów mam naprawdę z każdej możliwej branży i czasami jednego dnia rozmawiam z Zimbabwe a za chwilę się na Call z Warszawą więc jest to bardzo intrygująca praca.

Wiesz co to myślę że tego ostatniego się złapałem najbardziej na ten moment.

Chociaż jest kilka tematów które chciałbym żebyśmy trochę poruszyli ale powiedz skoro mówisz że zajmujesz się zarówno współpracą z Zimbabwe Czechami Polską i kilkoma innymi krajami jakie różnice widzisz jeśli chodzi o HR pomiędzy różnymi krajami w tym kontekście takiej właśnie automatyzacji digitalizacji powiedzmy nowoczesności cyfryzacji HR.

Wiesz co. Mam wrażenie że nie zawsze chodzi o różnice kulturowe w sensie kraju. Bardzo często chodzi o różnice kulturowe w sensie organizacji. Są organizacje które po prostu mają wpisane w swój system w swoje dane. A to że chcą się szybko rozwijać. Zazwyczaj są to mniejsze organizacje które potrzebują widzieć efekt zmian jak najszybciej dlatego że wpływa to bezpośrednio na to ile będą zarabiać czy będą mogli utrzymać swoich pracowników czy będą efektywnie w tym co robią i te firmy znacznie szybciej się decydują znacznie szybciej się zgłaszają do konsultantów nie tylko zabraklo ale tak naprawdę do wielkich i małych firm proponując rozwiązania związane z digitalizacji.

Dlatego że wiedzą że. Wprowadzając automatyzacja pewnych procesów po prostu zyskują czas na to żeby wykonać swoją pracę lepiej i głębiej mają ogląd tego co tak naprawdę dzieje się w firmie. Dam Ci przykład pracowałam na firmą bardzo znaną nie mogę z powodu podpisanych umów powiedzieć Ci jaką natomiast jest to firma która w ciągu ostatnich jej na rynku jeszcze 5 lat temu nie było dzisiaj jest dużą międzynarodową firmą i ma ludzi rozsianych po całym świecie. W niektórych krajach ma ich tylko pięciu. W innych krajach mają np.

100 osób i w momencie kiedy ci zadałem pytanie tak naprawdę co ją najbardziej trapi to ona powiedziała no to że ja tak naprawdę nie rozumiem co się dzieje.

Owszem dostają raporty mam ogląd sytuacji ale na gorąco gdyby ktoś mnie jeżeli mnie spytać dzisiaj tak naprawdę co się dzieje przykładowo w Zimbabwe to ja ci na sto procent nie mogę powiedzieć co się tam dzieje dlatego że po prostu nie mam wglądu muszę poczekać na raport muszę poczekać na e-maile i w większości tego typu firm te osoby osoby zarządzające tak naprawdę HR em potrzebują mieć ogląd co się dzieje w danym momencie w danej chwili czy mają. Jeżeli odejdzie im chociażby z powodu Korona wirusa na kilka tygodni osoba na danej pozycji to czy mają ją kim zastąpić.

Teraz natychmiast tych danych brakuje a czekanie czasami na email czy na informację to Belce weksel u nie załatwia sprawy no bo jak sam wiesz Kononowicz urósł świetnie pokazał że dzisiaj jesteś w pracy ale jak cię złapie gorączkę i dreszcze to za moment tak naprawdę pakuje się i nawet jeżeli w sytuacji zdalnej po prostu przenosi się z komputera do łóżka to nadal nie wykonuje swojej pracy ktoś inny musi ją wykonać. Więc tutaj na pewno różnica w organizacjach jest duża. Jeśli chodzi natomiast o rynki to być może powiem coś zaskakującego chociaż dla tych którzy pracują międzynarodową aż tak zaskakująco to nie będzie rynek Bliskiego Wschodu.

Rynek Afryki rozwija się w ogromnym tempie. To jest tempo którego czasami w Europie środkowo-Wschodniej nawet nie potrafimy sobie wyobrazić. I tam czasami rozmawiam z osobami zarządzającymi HR czy z zarządzającymi finansami. I połączenie internetowe nie jest może boskie i mamy problem na łączach bo łączymy się z miejsca którego ja bez sprawdzania bym na pewno nie potrafiła wskazać na mapie. Natomiast. Mają długoterminową strategię tego co chcą auto moto Zobacz w jaki sposób. Które procesy chcą żeby przebiegały u nich gładko i są gotowi w to inwestować.

Te same dyskusje w Europie środkowo-Wschodniej trwają miesiącami.

No właśnie a powiedz bo wspomniałeś o tym przepływie informacji jako jednym z takich największych czy najbardziej potencjalnych miejsc do zmiany jakie widzisz jeszcze miejsca. Jakie procesy które się dzieją w Europie środkowej w Polsce w Czechach w sposób taki tradycyjny który z twojej perspektywy już teraz widzi że to jest często tzw. błoto lek który można by było zautomatyzowane i na 90 proc. przyniosłoby to pozytywne efekty.

Na pewno wszystko co się dzieje w procesach tych tzw. HR twardego czyli połączenia między kadrami i płacami wystawianie tych sklepów. Więc wszystko w tym procesie zdecydowanie jest z jednej strony bardzo skomplikowane bo wchodzi tutaj prawo pracy często się zmieniające. Z drugiej strony jest to coś co w momencie kiedy masz dobry soft power który jest oczywiście zlokalizowany czyli nie musisz się zastanawiać czy była aktualizacja związana z najnowszą zmianą prawa to wówczas na ręce HR nagle robią się lżejsze i życie HR się. To jest jeden z elementów drugi komunikacja z.

Co ze wszystkimi osobami w firmie i odpowiadanie na te same pytania. Dużo firm ma dzisiaj internet ty i tam możesz znaleźć mnóstwo informacji. Problem z internetem jest taki że to jest kolejny system którego dany pracownik musi się nauczyć. I jeżeli masz pracownika siedzącego przy biurku bardzo zmotywowana go do tego żeby znaleźć jakieś informacje to on się przez PO przekonuje. Natomiast jeżeli masz pracownika który jest w tej chwili na linii produkcyjnej i on ma się kopać przez intratne to ile ma w ogóle do niego dostęp to na 99 procent ten pracownik tego nie zrobi.

Więc tutaj chodzi o to żeby system był tak stworzona żeby pracownik po pierwsze nie musiał wsiadać do komputera czyli np. żeby mógł to zrobić ze swojego smartfonu idealnie żeby na podstawowe pytania mógł mu odpowiedzieć czy odpad bo wówczas ten pracownik wie że dostanie te informację szybko. Inaczej będzie tradycyjnym sposobem nawet jeżeli będzie miał dostęp do internetu czy będzie super fajny soft power który jest dostępny ze smartfona a tam pracownik i tak zadzwoni z tym samym pytaniem do HR. No bo czemu miałby się opiekować przez to na informacji a zanim znajdzie to czego poszukuje.

No i ostatni bo kto jest współpraca hakerów na przykład z obszarem finansowym czyli podejmowanie już takich bardziej strategicznych decyzji bo np. będziemy rozwijać kolejną linię produkcyjną albo wiemy że będziemy rozwijać nowy projekt nową usługę i trzeba podjąć strategiczne decyzje. Potrzebujemy kogoś zatrudnić czy też nie ma odpowiednich ludzi czy mamy odpowiednie kompetencje w firmie. I tutaj zdecydowanie ogląd danych posiadanie tego samego systemu na który patrzy dyrektor finansowa chociażby osoby które są zatrudnione czy to w Logistyce produkcji czy w tych usługach plus HR. W momencie kiedy widzą te same dane w systemie ta dyskusja jest o wiele prostsza wymieniła trzy takie miejsca otrzymała to na jakiej.

Co według Ciebie jest największą przeszkodą w tym żeby te problemy te wyzwania rozwiązać. Chyba wiesz co.

Dwie sprawy i jedna jest bardzo prozaiczna i to są pieniądze. To system nie są tanie. Tak to trzeba zaplanować.

To nie jest tak że dzisiaj przyjdę i kupię i już jest 3 sprawa druga czas. Wdrożenie takiego systemu w zależności od tego co chcemy zrobić to powiedzmy od kilku tygodni do roku w zależności od tego ile procesów chcesz zautomatyzowane. Ale tutaj wchodzi w kwestii czasu o wiele istotniejsze kwestia. A to jest to że musisz nauczyć swoich pracowników korzystać z tego systemu. No bo jak z każdą zmianą jeżeli nie nauczysz pracowników korzystać z tego nowego systemu no to jeżeli ci to dane nie wpłyną to masz nowe systemy ale bez danych więc on ci nie pomoże.

Natomiast jest też druga kwestia a to jest decyzyjne HR. Mam wrażenie że bardzo często w momencie kiedy rozmawiam nawet Słuchaj z osobami które mają w tytule Web pip pip albo ci fachowcy.

Ostateczna decyzja mimo że dotyka kapitału ludzkiego nie jest po ich stronie jest po stronie dyrektora finansowego. Ci ją. Project managera czasami naprawdę zaskakujące kombinacja ale w tej ostatecznej warstwie negocjacji bardzo często widzi że tą osobą decyzyjne Unii jest ten człowiek który zna te procesy a ostatecznie de facto dyrektor lub dyrektor finansowy. I tutaj mam wrażenie że to jest w dużej mierze blokada. I nie chodzi mi o sam proces decyzyjny być może a bardziej o to czy HR w ogóle w jakiś sposób.

Może nie tyle są szanowane co czy wierzy się że osoby zarządzające HR tak naprawdę wiedzą co robią nie tylko z punktu widzenia kapitału ludzkiego ale też z punktu widzenia biznesu.

I mam wrażenie że tego czasami brakuje i to już koniec naszej dzisiejszej rozmowy pierwszej części rozmowy z Dominiką. Bardzo dziękuję Ci za wysłuchanie jeśli znalazło się w niej warto się jeśli nie podobać się HR espresso to oceń proszę Podcast na apel Podcast. Poinformuje też znajomy o Podkarpacie. Będzie mi bardzo miło jeżeli będziemy trafiać do jeszcze szerszej grupy kierowców. Na dzisiaj jak już wspomniałem to koniec ale czeka nas jeszcze druga część rozmowy z Dominiką. Tak więc zapraszam Cie bardzo serdecznie. W drugiej części poruszamy przede wszystkim tematykę HR który ma znaczenie w jaki sposób może on mieć znaczenie i co kierowcy powinni zmienić w swoim działaniu.

To również będzie bardzo dobra rozmowa dlatego bardzo serdecznie zapraszam Cię do usłyszenia za tydzień. Cześć.